En déplacement & en salon
Un salon se gagne trois semaines avant, se joue le jour J et se transforme le lendemain. Voici quoi faire dans WineBox à chaque étape — que tu aies un stand ou que tu viennes en visiteur.
Avant le salon
De trois semaines avant à la veille. Dans l'ordre :
1. Crée la mission. /missions → + Mission → type Salon, nom, ville, pays, dates de début et de fin. Choisis avec stand ou visiteur : WineBox prépare la checklist qui va avec. 2. Déroule la checklist sur la page de la mission. Elle couvre le matériel, les échantillons, les supports de communication, les supports de stand (avec stand), le contact avec l'organisation et la base prête. Coche au fur et à mesure : le compteur « n/N prêts » te dit où tu en es. 3. Contacte l'organisation du salon, tôt — c'est ce qui prend le plus de temps :
- inscription et badge — exposant si tu as un stand, visiteur sinon ;
- l'app de scan des badges de l'organisateur (avec stand) : demande comment l'obtenir
et sous quel format tu pourras exporter tes scans après le salon ;
- emplacement du stand et horaires de montage (avec stand) ;
- livraison des échantillons et du matériel : adresse, date limite, contact sur place ;
- douane, si le salon a lieu hors Union européenne : demande à l'organisation le
transitaire conseillé et les formalités pour faire entrer tes échantillons.
4. Planifie tes RDV à l'heure. Sur la page de la mission, + Logger un RDV, statut Planifié, date et heure. L'agenda de la mission range tes RDV jour par jour, à leur heure ; un RDV sans heure reste visible sur la ligne « sans horaire ».
Préparer la base
À faire avant de partir — sur place, tu n'auras ni le temps ni le Wi-Fi.
- Crée le salon :
/salons→ + Salon. Choisis l'édition dans le référentiel, ou
« Autre salon » s'il n'y est pas. Renseigne la plateforme (Vinexposium, ProWein — Scan2Lead, Swapcard, ExpoPlatform, ou Générique CSV/XLSX) et relie-le à ta mission avec « Depuis une Mission salon ». Son nom est celui que citeront les relances : écris-le comme tu veux le lire (ex. « ProWine Mumbai 2026 »).
- Importe l'annuaire exposants si l'organisateur le fournit :
/salons→ **Récolter des
contacts → ton salon → source « Avant — Annuaire exposants »** → ton fichier (.xlsx ou .csv). Vérifie le mapping des colonnes, puis importe. Les doublons sont fusionnés tout seuls.
- Vérifie le suivi salon dans
/sequences: c'est la séquence de relances qui démarre
après un RDV réalisé (premier e-mail à J+2). Relis ses messages.
- « Salon par défaut », le repli :
/reglages→ Équipe & domaines → onglet
Réglages → champ « Salon par défaut ». Il ne sert que pour un contact sans salon connu — par exemple venu seulement d'un annuaire exposants ou d'un export de matchmaking, sans badge scanné ni RDV Réalisé logué sur une mission Salon — et pour annoncer le prochain salon. Seul un admin voit cet écran : si tu ne l'es pas, demande-le à ton admin.
- Vérifie tes cuvées au catalogue (
/catalogue) : la liste « Échantillons laissés » d'un
RDV ne propose que les cuvées du catalogue. Une cuvée absente ne pourra pas être notée.
Scanner un badge
Deux façons de capturer un contact au stand.
1. Tu as un stand et l'app officielle de l'organisateur. Scanne les badges avec elle : c'est la seule qui sait lire les badges du salon. Après le salon, exporte le fichier depuis l'app (ou l'espace exposant), puis importe-le dans WineBox (voir « Après le salon »).
2. Le QR est une carte de visite électronique (vCard ou MeCard — beaucoup de cartes et certains badges en portent un). Sur ton téléphone, ouvre /m → Scanner un badge, choisis le salon, vise le QR : nom, société, e-mail, téléphone et pays se remplissent. Vérifie, enregistre — le contact entre dans le salon choisi, sans doublon si tu le scannes deux fois.
https://), jamais une adresse locale du type http://192.168… : le navigateur y bloque la caméra.Pendant le salon
- Ton agenda du jour : la page de la mission montre chaque jour du salon et tes RDV à leur
heure. Sur /m, RDV du jour liste ceux d'aujourd'hui.
- Logge chaque RDV en 20 secondes, entre deux rendez-vous : compte-rendu, intérêt,
échantillons laissés, prochaine action. Statut Réalisé et lead choisi : c'est ce couple qui inscrit la personne dans le suivi salon.
/m, Logger un RDV propose la mission : pendant le salon, la mission en cours est déjà choisie. Laisse-la : c'est elle qui déclenche le suivi salon. Si tu choisis « hors mission », le RDV est enregistré mais ne lance pas les relances./m, Logger un RDV propose aussi les échantillons laissés : coche les cuvées que tu as laissées au contact — ce sont elles que citera le suivi salon. La liste reprend ton catalogue (/catalogue)./m : ta saisie est conservée à l'écran, réessaie quand le réseau revient. Ne ferme pas la page entre-temps.Après le salon
Le lendemain, à froid :
- Importe tes exports :
/salons→ Récolter des contacts → ton salon → source
« Après — Badge scan (stand) » pour les scans de l'app officielle, ou « Après — Matchmaking (RDV plateforme) » pour les RDV pris sur la plateforme. Vérifie le mapping. Plateforme absente de la liste ? Prends Générique (CSV/XLSX).
- Coche « Enrôler les contacts dans le suivi salon (relance à J+2) » avant d'importer.
Le bilan te dit combien sont créés, mis à jour, ignorés et enrôlés. Les doublons (déjà en base, déjà scannés) sont fusionnés.
- Vérifie le nom du salon dans Salons (c'est lui que citera la relance) et qu'il est
relié à ta mission, puis joue les relances dues depuis ta file du jour (/today, bouton « Envoyer les … relances e-mail en lot ») : rien ne part tout seul, c'est toi qui valides. Le message affiché dans la file est celui qui part. Un contact sans salon connu reçoit le repli « Salon par défaut ».
- Clôture la mission (bouton Clôturer) : WineBox repasse sur les RDV réalisés liés à
un lead et inscrit au suivi salon ceux qui ne l'étaient pas encore.